Cosa è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema digitale che permette di emettere, trasmettere e ricevere fatture in formato elettronico. In sostanza, si tratta di un documento informatico che sostituisce la tradizionale fattura cartacea. La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia per semplificare i processi amministrativi e combattere l’evasione fiscale.
L’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica è stato introdotto in modo progressivo, partendo dalle grandi imprese e arrivando poi ai professionisti e alle microimprese. Attualmente, tutte le aziende e i professionisti devono utilizzare la fatturazione elettronica, a meno che non siano espressamente esclusi dalla normativa.
Come funziona la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica avviene attraverso l’utilizzo di un canale telematico, ovvero una piattaforma informatica che consente di trasmettere i documenti in modo sicuro e tracciabile.
Per emettere una fattura elettronica, è necessario utilizzare uno specifico software di fatturazione o l’apposito sito web del Sistema di Interscambio (SDI), che è la piattaforma telematica gestita dall’Agenzia delle Entrate per la trasmissione delle fatture elettroniche.
Una volta emessa la fattura, questa viene trasmessa al destinatario attraverso il canale telematico. Il destinatario, a sua volta, deve accettare o rifiutare la fattura elettronica entro 15 giorni dalla ricezione. Se non viene espressa alcuna opinione entro questo termine, la fattura si considera accettata.
Vantaggi della fatturazione elettronica
L’utilizzo della fatturazione elettronica porta numerosi vantaggi per le aziende. Innanzitutto, consente di ridurre i costi e i tempi di gestione delle fatture, eliminando la necessità di stampare, spedire e archiviare le fatture cartacee. Inoltre, la fatturazione elettronica contribuisce a contrastare l’evasione fiscale, poiché rende più difficile l’emissione di fatture non genuine o non tracciabili.
La fatturazione elettronica consente inoltre di migliorare la comunicazione tra le aziende e i fornitori/clienti, poiché permette di spedire e ricevere documenti in modo istantaneo e sicuro. Inoltre, la fatturazione elettronica è compatibile con numerosi software di contabilità, facilitando il lavoro dei professionisti e degli addetti alla contabilità.
Infine, utilizzando la fatturazione elettronica è possibile avere un monitoraggio costante delle fatture emesse e ricevute, grazie alla creazione di un archivio digitale che consente di visualizzare e gestire tutte le fatture in modo semplice e rapido.
Conservazione sostitutiva della fattura elettronica: cosa cambia?
Come attivare la fatturazione elettronica
Se sei un’azienda o un professionista italiano, hai l’obbligo di emettere fatture elettroniche. Ma per farlo, devi prima attivare la fatturazione elettronica, ovvero iscriverti al Sistema di Interscambio (SDI) e ottenere un codice destinatario.
Ma come si fa?
Step 1: Registrazione al Sistema di Interscambio
La prima cosa da fare per attivare la fatturazione elettronica è registrarsi al Sistema di Interscambio (SDI), cioè la piattaforma che consente lo scambio elettronico di documenti fiscali tra fornitori e destinatari.
Per registrarti al SDI, devi accedere alla sezione Fattura Elettronica del sito dell’Agenzia delle Entrate e cliccare su “Servizi Fattura e Corrispettivi”.
Dopo aver effettuato il login con le tue credenziali SPID o CNS, seleziona la voce “Registrazione al Sistema di Interscambio” e compila il modulo con tutti i dati richiesti, ovvero:
- ragione sociale o nome e cognome del titolare;
- codice fiscale o partita IVA;
- indirizzo completo dello stabilimento o della sede;
- recapito telefonico e indirizzo e-mail;
- eventuali altri dati richiesti.
Step 2: Richiesta del codice destinatario
Dopo aver completato la registrazione al SDI, devi richiedere il codice destinatario che ti servirà per ricevere le fatture elettroniche dai tuoi fornitori.
Per fare ciò, devi accedere alla medesima sezione Fattura Elettronica del sito dell’Agenzia delle Entrate e selezionare la voce “Richiesta codice destinatario”.
A questo punto, ti verrà richiesto di inserire il codice fiscale e la partita IVA dell’azienda o del professionista che ti ha inviato la richiesta di attivazione della fatturazione elettronica.
Una volta inseriti tutti i dati richiesti, clicca su “Invia”. La richiesta del codice destinatario deve essere confermata dal fornitore, che ti comunicherà il codice stesso.
Step 3: Attivazione della fatturazione elettronica
Una volta ricevuto il codice destinatario dal tuo fornitore, sei pronto per attivare la fatturazione elettronica.
Accedi alla sezione Fattura Elettronica del sito dell’Agenzia delle Entrate e seleziona “Attivazione servizio” dal menu a tendina.
A questo punto, inserisci il codice destinatario ricevuto dal fornitore e premi “Verifica codice”.
Una volta verificato il codice destinatario, controlla tutti i dati del modulo di attivazione e conferma l’attivazione della fatturazione elettronica.
Complimenti! Ora sei pronto per emettere le tue prime fatture elettroniche e riceverne altre dai tuoi fornitori.
Ecco tutti i passi per emettere una fattura elettronica in modo corretto
Come emettere una fattura elettronica
Emettere una fattura elettronica non è difficile come sembra. In sostanza, consiste nel seguire alcuni passaggi fondamentali. Prima di tutto, le fatture elettroniche devono essere generate in un formato standard, come il formato XML. Questo è importante perché è l’unico formato accettato dall’Agenzia delle Entrate.
Esistono diverse opzioni per emettere una fattura elettronica. Si possono utilizzare sia software gratuiti che a pagamento, oppure si può utilizzare direttamente il portale web dell’Agenzia delle Entrate.
Software gratuiti e a pagamento
Ci sono numerose opzioni disponibili quando si tratta di software per emettere fatture elettroniche. Alcuni di questi software sono gratuiti, mentre altri sono a pagamento.
I software gratuiti, come ad esempio Fatture in Cloud, sono relativamente semplici da utilizzare, anche da utenti senza molta esperienza. Questi programmi forniscono tutte le funzionalità base necessarie per creare e inviare una fattura elettronica, come la gestione di prodotti e servizi, la creazione di fatture, e la loro invio via email o tramite apposito portale web.
Dei software a pagamento, uno dei più diffusi è Zucchetti EasyFatt. Questo software offre una gamma più ampia di funzioni avanzate, come l’integrazione con software contabilità e la possibilità di personalizzare il layout delle fatture.
Il portale web dell’Agenzia delle Entrate
Il portale web dell’Agenzia delle Entrate fornisce un’opzione diretta e gratuita per emettere fatture elettroniche. Per utilizzarlo, è necessario registrarsi al sito e acquisire le credenziali di accesso. Una volta registrati, sarà possibile creare e inviare le fatture elettroniche attraverso il portale.
Il portale web dell’Agenzia delle Entrate offre numerosi vantaggi rispetto ai software dedicati. In primo luogo, non è necessario scaricare alcun programma sul proprio computer. In secondo luogo, il portale web dell’Agenzia delle Entrate è stato progettato per la completa conformità ai regolamenti fiscali italiani, il che significa che le fatture elettroniche generate attraverso il portale saranno immediatamente conformi alla legge.
Inoltre, il portale web dell’Agenzia delle Entrate offre anche una serie di funzioni avanzate, come la possibilità di registrare prodotti e servizi, e di monitorare e gestire i documenti emessi e ricevuti. Utilizzare il portale web dell’Agenzia delle Entrate è un’ottima opzione per i professionisti e le aziende che vogliono emettere fatture elettroniche in modo semplice e sicuro.
Come inviare una fattura elettronica
Per inviare una fattura elettronica, è necessario utilizzare il Sistema di Interscambio (SDI), che permette l’invio di documenti attraverso un canale sicuro e certificato. Il codice destinatario dell’azienda a cui si vuole inviare la fattura va inserito nel campo apposito della fattura.
Il processo di invio della fattura elettronica può essere effettuato tramite diversi sistemi informatici, come ad esempio il software di fatturazione elettronica, che permette di generare la fattura in formato digitale e inviarla direttamente al destinatario.
In alternativa, è possibile utilizzare il portale dell’Agenzia delle Entrate e il servizio Fatture e Corrispettivi, che offre la possibilità di creare e inviare le fatture in formato elettronico. Per accedere al servizio è necessario avere le credenziali di accesso all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Requisiti della fattura elettronica
La fattura elettronica deve rispettare alcuni requisiti obbligatori, come ad esempio il formato XML, il codice destinatario del destinatario, il codice univoco dell’azienda emittente, la data di emissione della fattura, l’importo e la descrizione dei beni o servizi forniti.
Inoltre, la fattura elettronica deve essere conservata per un determinato periodo di tempo, che varia in base al tipo di documento. La conservazione può essere effettuata in formato digitale, ma è necessario garantire l’integrità dei dati e la loro disponibilità in caso di controlli da parte delle autorità fiscali.
Benefici della fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica offre diversi vantaggi rispetto alla tradizionale fatturazione cartacea. In primo luogo, permette di ridurre i costi di gestione delle fatture, eliminando la necessità di stampa, trasmissione e conservazione dei documenti cartacei.
Inoltre, la fatturazione elettronica garantisce un maggiore controllo e tracciabilità delle operazioni, consentendo di monitorare in tempo reale lo stato delle fatture emesse e ricevute.
Infine, la fatturazione elettronica favorisce la semplificazione dei processi amministrativi e la digitalizzazione dell’intero ciclo produttivo, permettendo di incrementare l’efficienza dell’azienda e migliorare il rapporto con i clienti.
Come creare la fattura elettronica
La fattura elettronica può essere creata in diversi modi, ad esempio attraverso lo strumento gratuito messo a disposizione dal Sistema di Interscambio (SDI) o tramite software di fatturazione elettronica. Nel primo caso, è necessario accedere alla piattaforma SDI con le proprie credenziali e seguire la procedura guidata per l’inserimento dei dati necessari, tra cui quelli relativi all’emittente, al destinatario e alla descrizione dettagliata della prestazione o del prodotto fatturato. Nel secondo caso, invece, occorre acquisire un software di fatturazione elettronica e configurarlo con le proprie informazioni.
Come inviare la fattura elettronica
L’invio della fattura elettronica deve avvenire tramite il Sistema di Interscambio (SDI), che è il canale attraverso il quale le imprese comunicano tra di loro. Per poter utilizzare il SDI, è necessario registrarsi al servizio e ottenere le credenziali di accesso. Una volta effettuata la registrazione, l’emittente della fattura potrà accedere alla piattaforma e inviare direttamente la fattura al destinatario indicando il suo codice fiscale o la sua partita IVA.
Come verificare la fattura elettronica
La fattura elettronica ricevuta può essere verificata tramite la consultazione dell’area riservata messa a disposizione dal Sistema di Interscambio (SDI). In questa sezione, è possibile consultare tutte le fatture ricevute e verificarne la corretta ricezione rispetto alle proprie aspettative. In caso di errore o di irregolarità riscontrati, è possibile presentare un reclamo tramite il medesimo portale.
Come archiviare la fattura elettronica
La fattura elettronica deve essere conservata in formato digitale elettronico per 10 anni a partire dalla data di emissione in un archivio elettronico interno all’azienda. Il formato digitale consigliato per la conservazione è il PDF/A, che garantisce la leggibilità a lungo termine del documento. In alternativa, è possibile conservare la fattura su supporti fisici, come ad esempio un disco rigido esterno, purché rispettino gli standard di sicurezza previsti dalla normativa che prevede una copia di sicurezza dei dati su un supporto separato dal computer principale.
Come conservare la fattura elettronica
La conservazione della fattura elettronica deve essere effettuata in un archivio elettronico interno all’azienda. L’archivio deve essere organizzato in modo da consentire la rapida e facile individuazione delle fatture emesse e ricevute, in base ad un sistema di indicizzazione e catalogazione. Inoltre, è importante garantire la sicurezza del sistema e adottare misure di protezione per evitare la perdita o la divulgazione dei dati. Inoltre, è importante tenere conto delle norme sulla privacy e sulla protezione dei dati personali previste dalla normativa in materia.