Cos’è una fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento informatico che ha la stessa validità della tradizionale fattura cartacea. La sua importanza è cresciuta negli ultimi anni grazie anche all’introduzione, da parte del legislatore italiano, dell’obbligo di emettere fatture elettroniche per alcune categorie di soggetti. Tra questi ci sono, ad esempio, i fornitori del settore pubblico, i soggetti che effettuano vendite a distanza e quelli che emettono fatture per operazioni verso soggetti non residenti in Italia.
Nel documento elettronico, sono indicati i dati fiscali del soggetto che emette la fattura elettronica, del destinatario, nonché dell’oggetto dell’operazione che si vuole fatturare. Gli elementi che la caratterizzano sono la firma digitale, che garantisce l’autenticità del documento, e la conservazione digitale a norma.
Come si fa una fattura elettronica
Per emettere una fattura elettronica è necessario avere a disposizione una serie di strumenti tecnologici. Innanzitutto, è necessario essere in possesso di una firma digitale, ovvero un codice che viene rilasciato dalle Camere di Commercio e che permette di apporre una firma digitale sul documento. Inoltre, è necessario utilizzare un software in grado di generare il documento in formato XML conforme agli standard previsti dalla legge.
Dopo aver emesso la fattura elettronica, questa va inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SDI), che si occupa di inviare il documento all’intermediario designato dal destinatario stesso. L’intermediario, a sua volta, recapita la fattura elettronica al proprio cliente.
La conservazione della fattura elettronica
La conservazione della fattura elettronica è obbligatoria e deve essere fatta in formato digitale per un determinato periodo di tempo, stabilito dalla legge. La conservazione può essere effettuata dallo stesso emittente della fattura o da un soggetto terzo, a patto che quest’ultimo sia autorizzato dalla legge a svolgere tale attività.
La conservazione a norma della fattura elettronica prevede l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati che garantiscano l’integrità, l’autenticità e la disponibilità del documento per l’intero periodo di conservazione stabilito. In caso di controlli fiscali, sarà necessario esibire la fattura elettronica conservata in formato digitale, attestandone la validità e l’autenticità.
I vantaggi della fattura elettronica
La fattura elettronica presenta numerosi vantaggi sia per l’emittente che per il destinatario. Innanzitutto, l’utilizzo della fattura elettronica riduce i tempi necessari per la gestione dei documenti fiscali e amministrativi, eliminando gli ingombri dei documenti cartacei. Inoltre, le fatture elettroniche permettono un controllo più accurato e rapido delle operazioni commerciali, anche grazie alla possibilità di integrare i dati delle fatture con quelli del sistema gestionale aziendale.
La fattura elettronica rappresenta anche un’occasione per migliorare l’efficienza e la trasparenza dell’intero processo di fatturazione, ridurre gli errori e le inefficienze, e semplificare l’interazione tra le diverse parti coinvolte. Infine, la fattura elettronica è un importante strumento di lotta all’evasione fiscale, grazie alla possibilità di effettuare controlli incrociati sui dati delle fatture emesse e ricevute.
Chi deve emettere una fattura elettronica
Tutti i soggetti passivi IVA, sia enti pubblici che privati, devono emettere la fattura elettronica per tutte le operazioni di compravendita di beni e servizi. Ciò includere anche le prestazioni di servizi effettuate a favore di privati.
Deve essere emessa una fattura elettronica per ogni operazione imponibile, ad eccezione delle prestazioni verso consumatori finali, per le quali non è previsto l’obbligo di emissione della fattura. Ad ogni modo, è anche possibile emettere una fattura elettronica nei confronti dei consumatori finali, qualora si tratti di acquisti più consistenti o di particolari tipologie di prodotti o servizi.
Inoltre, i soggetti passivi IVA che operano in regime forfettario possono scegliere di emettere la fattura elettronica ma non sono obbligati a farlo.
Come creare una fattura elettronica
Per creare una fattura elettronica è necessaria la predisposizione di un software apposito o l’utilizzo di un servizio online dedicato. Inoltre, è necessario possedere un codice identificativo univoco per l’emissione delle fatture elettroniche, il codice destinatario o SDI (Sistema di Interscambio).
La fattura elettronica deve contenere tutte le informazioni richieste dalla legge, come l’indicazione della data e del numero della fattura, il codice fiscale o la partita IVA dell’emittente e del destinatario dell’operazione, la descrizione dei beni o servizi forniti, il relativo prezzo e l’aliquota IVA applicata.
Inoltre, è necessario compilare eventuali note di credito o di debito in cui si specifica l’ammontare del credito o del debito verso il cliente e il motivo per cui tale nota è stata emessa (ad esempio una merce difettosa o restituita).
La fattura elettronica nel commercio internazionale
La fattura elettronica può essere utilizzata anche nel commercio internazionale, ma è importante osservare i requisiti specifici richiesti dalle autorità doganali e fiscali dei paesi coinvolti nella transazione.
Per il commercio internazionale, è necessario predisporre una fattura elettronica validata digitalmente con firma digitale elettronica o un’identificazione del software di fatturazione utilizzato.
Il contenuto della fattura elettronica deve rispettare le regole apposite del paese destinatario e, se necessario, deve essere anche tradotto nella lingua ufficiale del paese di destinazione.
La conservazione della fattura elettronica
La fattura elettronica deve essere conservata in formato digitale per un periodo di almeno 10 anni. La conservazione digitale deve essere effettuata in modo conforme alle norme tecniche e di sicurezza previste dalla legge.
La fattura elettronica può essere conservata in locale sul proprio computer o su un servizio online di conservazione sostitutiva, fornito da un apposito gestore di servizi di conservazione (GSC).
La scelta della modalità di conservazione deve essere effettuata con attenzione alle proprie esigenze e quelle del proprio business, in modo da garantire la massima efficienza e sicurezza nella conservazione del documento fiscale.
Per iniziare ad emettere le fatture elettroniche, è necessario seguire alcuni passaggi. Ma cosa si intende per fattura elettronica, e come funziona?
Come emettere una fattura elettronica
Per emettere una fattura elettronica è necessario iniziare dalla scelta del software di fatturazione elettronica o di un intermediario autorizzato. In entrambe i casi è necessario registrarsi al sistema dedicato per avere accesso alle funzionalità necessarie.
Una volta effettuata la registrazione e scelto il software o l’intermediario, si può procedere alla creazione della fattura. Il primo step è l’inserimento dei dati del cliente, ovvero nome, indirizzo e partita IVA o codice fiscale. Successivamente si deve inserire la descrizione del servizio o del prodotto venduto e indicare il prezzo unitario e la quantità. Nel caso in cui vi sia uno sconto, si deve inserire anche questo.
Una volta compilati tutti i campi relativi allo scontrino fiscale, è necessario utilizzare la funzione di “validazione” del software o del sistema dell’intermediario. Questa operazione è fondamentale per verificare che la fattura risponda ai requisiti stabiliti dalla legge, come la presenza del codice univoco identificativo, la firma elettronica e la conservazione in formato digitale.
Dopo la validazione, la fattura può essere inviata al cliente. Ci sono diverse modalità di invio, come l’invio tramite posta elettronica, l’invio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) o l’invio tramite il sistema dedicato dell’intermediario. La scelta della modalità di invio è a discrezione del fornitore.
Una volta che il cliente ha ricevuto la fattura, può procedere al pagamento. La fattura elettronica ha lo stesso valore legale della fattura cartacea, quindi il pagamento deve essere effettuato entro i termini stabiliti dalla legge. Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario, carta di credito o altri metodi di pagamento elettronico.
Infine, è importante conservare la fattura elettronica in formato digitale. La legge prevede che le fatture elettroniche debbano essere conservate per almeno dieci anni dalla data di emissione. La conservazione può essere effettuata tramite il software di fatturazione elettronica o tramite un intermediario autorizzato, che garantisce l’accessibilità e la sicurezza delle fatture.
Cosa deve contenere una fattura elettronica
La fattura elettronica rappresenta uno strumento importante per la gestione dell’attività commerciale e per la corretta tenuta della contabilità. Ma cosa deve contenere esattamente una fattura elettronica?
Prima di tutto, vanno indicati i dati del fornitore e del cliente, comprensivi di nome, cognome o ragione sociale, indirizzo e partita IVA. In caso di privati, invece, vanno inseriti il codice fiscale e l’indirizzo di residenza. Dal momento che la fattura elettronica può essere inviata tramite SdI (Sistema di Interscambio), è fondamentale che siano corretti tutti i dati del destinatario.
La fattura elettronica deve poi contenere la descrizione dei beni o servizi forniti, specificando le relative quantità e i prezzi unitari. Nel caso di beni, vanno indicati anche il loro codice identificativo, il peso, il volume e le eventuali caratteristiche tecniche. È importante fornire una descrizione completa in modo da evitare eventuali problemi di interpretazione o contestazioni.
Una volta descritti i prodotti o i servizi forniti, è fondamentale indicare la data e il numero della fattura, in modo da garantire la corretta identificazione della stessa. Nel caso di fatture emesse in più copie, va indicato anche il numero di copia. Inoltre, la fattura deve essere numerata in modo progressivo, seguendo un criterio che consenta di identificare il documento in modo univoco.
Infine, la fattura elettronica deve contenere l’importo complessivo della transazione e l’aliquota dell’IVA applicata. È necessario specificare l’aliquota dell’IVA, in quanto ci sono diverse tipologie di aliquote applicabili a seconda della natura dei beni o dei servizi forniti. In questo modo, sarà possibile calcolare il valore dell’imposta e presentare correttamente la dichiarazione fiscale.
Per riassumere, una fattura elettronica deve contenere:
- I dati del fornitore e del cliente
- La descrizione dei beni o servizi forniti
- La data e il numero della fattura
- L’importo complessivo della transazione e l’aliquota IVA applicata
La corretta compilazione della fattura elettronica è fondamentale per evitare possibili errori e contestazioni. Per questo motivo, è importante prestare particolare attenzione nella fase di inserimento dei dati, controllando con attenzione ogni informazione inserita. Una fattura elettronica correttamente compilata permette di agevolare il lavoro di contabilità e di gestione dell’attività commerciale, semplificando il processo di fatturazione e riducendo i tempi di emissione e di pagamento delle fatture.
Se vuoi approfondire ulteriormente l’argomento, consulta anche il nostro articolo dedicato alla fatturazione elettronica per privati.
Come inviare la fattura elettronica
Una volta generata la fattura elettronica, è necessario inviarla al destinatario. Esistono due modalità di invio principali:
Sistema di Interscambio (SDI)
Il Sistema di Interscambio (SDI) è una piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che consente l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. L’invio può essere effettuato tramite due modalità:
- FatturaPA: questo sistema è rivolto esclusivamente a soggetti pubblici (ad esempio, Ministeri, Regioni, Comuni, ASL, PA), i quali possono ricevere le fatture solo tramite questo canale.
- FatturaB2B: questa modalità è utilizzata per l’invio di fatture tra soggetti privati, ovvero tra imprese con partita IVA. L’invio deve avvenire con l’utilizzo di specifici software o servizi di fatturazione, che consentono la connessione alla piattaforma SDI.
Per utilizzare il Sistema di Interscambio è necessario registrarsi sul portale dell’Agenzia delle Entrate e ottenere le credenziali di accesso.
Posta Elettronica Certificata (PEC)
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un mezzo di comunicazione telematica dotato di valore legale che consente di inviare documenti e messaggi firmati digitalmente. Le PEC possono essere utilizzate come canale di invio delle fatture elettroniche anche tra privati, purché entrambi i soggetti siano in possesso di una casella PEC. L’invio rappresenta la consegna del documento alla casella PEC del destinatario, essendo ritenuto valido dal punto di vista legale.
Per utilizzare la PEC è necessario avere un’utenza attiva presso uno dei fornitori di servizi di Posta Elettronica Certificata autorizzati dall’Agenzia per le Entrate.
Scelta del canale di invio
La scelta del canale di invio dipende dalle esigenze dell’azienda e dai rapporti commerciali con i propri clienti. Nel caso in cui si abbiano come destinatari soggetti pubblici, si è obbligati ad utilizzare il Sistema di Interscambio FatturaPA. In alternativa, se si hanno rapporti commerciali con soggetti privati, si può utilizzare il Sistema di Interscambio FatturaB2B oppure la Posta Elettronica Certificata.
È importante valutare i costi e le tempistiche per l’utilizzo di uno o dell’altro canale, così da scegliere la soluzione più conveniente e rapida in base alle proprie esigenze.
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